10 regole per ottimizzare il proprio tempo

Non tutte le attività da svolgere sono importanti, cosa è realmente urgente?

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“La differenza tra le persone di successo e le persone di grande successo è che queste ultime dicono “no” a quasi tutto” — Warren Buffet

1. Blocchi di tempo di mezz’ora o 1 ora
La maggior parte delle persone organizza il proprio calendario a “blocchi” di mezz’ora o un’ora. Le persone di successo sanno che ci sono 1.440 minuti in un giorno e che non c’è niente di più prezioso del tempo. Il denaro può essere perso e guadagnato di nuovo, ma il tempo trascorso non può essere recuperato in alcun modo. Distribuiscono i loro 1.440 minuti al giorno per le cose di reale valore (cioè le mettono sul loro calendario) e rispettano con diligenza il loro programma.

“Se qualcosa non è un “Diavolo, Sì!” allora è un no. “Ricorda, hai solo 1440 minuti in un giorno. Non “darti via” facilmente”– James Altucher

2. No al multitasking
Persone ultra-produttive sanno qual è il loro compito più importante e ci lavorano per una o due ore ogni mattina, senza interruzioni. Quale compito avrà il più grande impatto sul raggiungimento dei tuoi obiettivi?

3. Usa il calendario
Programma tutto sul tuo calendario, scoprirai che solo il 41% delle cose presenti nella tua lista di promemoria viene realmente completata. Questi compiti non svolti inducono stress ed insonnia a causa dell’effetto Zeigarnik: i compiti non completati rimarranno nella vostra mente fino a che non verranno portati a termine. Le persone altamente produttive mettono tutto sul loro calendario e lavorano sui loro compiti giornalieri.

4. Non essere troppo futurista
Non fidatevi di voi stessi nel futuro. Ecco perché siamo incoerenti nel tempo. Acquistiamo verdure oggi perché pensiamo di mangiare insalate per tutta la settimana; a fine settimana buttiamo via tutta la verdura marcia. Le persone di successo sanno cosa possono fare ora per assicurare a loro stessi di fare la cosa giusta nel futuro. Capisci come puoi “auto-sabotare” il tuo futuro, e trova una soluzione oggi per evitare gli errori di domani.

5. Tornano a casa per cena
Le persone di grande successo sanno quali sono le cose di reale valore nella loro vita. Sì, il lavoro, ma cos’altro c’è di valore? Non c’è una risposta corretta a questa domanda, ma per molti sono il tempo dedicato alla famiglia e l’allenamento.

6. Utilizzano un blocco per le note
Richard Branson ha detto in più di un’occasione che non sarebbe stato in grado di costruire Virgin senza un semplice quaderno, che porta con se ovunque vada. In un’intervista, l’armatore magnate greco Aristotele Onassis ha detto: “porta sempre con te un blocco per gli appunti, scrivi tutto… Questa è una lezione da un milione di dollari che non ti insegnano nelle scuole di business!”. Le persone ultra-produttive liberano le loro menti, scrivendo su un blocco tutto quello che gli passa per la testa.

7. Accorpare le micro attività
Inutile controllare le email in ogni momento del giorno, serve solo ad aumentare la distrazione e perdita di focus su attività più importanti.
Basta programmare i blocchi d’ora frazionati, a seconda della quantità di mail ricevute in media nel giorno, e risponderle a tutti.

8. Il tempo è oro — organizzate i meeting
Devono avere chiari obiettivi d’ingresso e di uscita. Cosa mi aspetto di raggiungere/ricevere da questo meeting? Qual è il next step? Chi sono gli attori che devono essere informati o che devono partecipare perché “person in charge”? Mantenere sempre i meeting brevi aiuta a focalizzare l’attenzione sul necessario, non sul superfluo e chiacchiere inutili.
Un’aspetto quasi mai considerato, sono i diversi ruoli che dovrebbero esserci: facilitator, leader del meeting, recorder, timekeeper.

9. Routine
Molti la mattina nutrono il loro corpo con acqua, una colazione salutare ed esercizio fisico leggero; nutrono invece la loro mente attraverso la meditazione o la preghiera, letture ispiranti o giornali. Qualsiasi cosa che possa indurre equilibrio mentale e psico-fisico.

Un esercizio semplice, per allentare lo stress è quello della respirazione ad occhi chiusi; concentrandosi sull’ingresso dell’ossigeno nel nostro corpo ed il viaggio che fa dentro, fino all’uscita aiuta a distendere la mente e rilassarsi.

10. L’energia è tutto
Non puoi avere più minuti di quelli esistenti in una giornata, ma puoi far crescere la tua energia per aumentare la concentrazione e la produttività. Le persone di grande successo non saltano i pasti, non rinunciano alle ore di sonno, non smettono mai di produrre. Vedono i pasti come un carburante, il sonno come recupero, le pause come un’opportunità di ricaricarsi al fine di essere ancora più produttivi.

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